Politika zasebnosti

Namen dokumenta

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, katere osebne podatke aplikacija CSQ obdeluje, zakaj se obdelujejo, kdo je odgovoren za obdelavo in katere pravice imajo uporabniki.

Dokument je osnovni okvir. Pri posamezni organizaciji se podatki upravljavca, obdelovalca, kontaktne osebe in posebnosti modulov prilagodijo pogodbi in dejanski uporabi aplikacije.

Organizacija ne sme s svojimi internimi besedili ali nastavitvami prenesti odgovornosti upravljavca osebnih podatkov na ponudnika aplikacije, razen če je to izrecno dogovorjeno s pogodbo.

Upravljavec in obdelovalec

Upravljavec osebnih podatkov je praviloma organizacija, ki uporablja aplikacijo za svoje zaposlene, sodelavce ali druge pooblaščene uporabnike.

Ponudnik, vzdrževalec ali tehnični skrbnik aplikacije je lahko obdelovalec osebnih podatkov, če ima zaradi gostovanja, vzdrževanja, podpore ali razvoja dostop do podatkov organizacije.

Natančna razmerja med upravljavcem in obdelovalcem se določijo s pogodbo.

Če organizacija sama določa namene obdelave, uporabnike, dostope, lokacije, delovna mesta, module, roke hrambe ali pravne podlage, za te odločitve odgovarja organizacija kot upravljavec podatkov.

Vrste osebnih podatkov

Aplikacija lahko obdeluje naslednje podatke:

• ime in priimek,
• e-poštni naslov,
• telefonsko številko,
• trajni uporabniški ID,
• status sistemskega administratorja ter nič, eno ali več dodeljenih dostopnih skupin,
• status uporabnika,
• prvotne registracijske podatke,
• profilno fotografijo,
• predstavitev uporabnika,
• dodeljene lokacije,
• dodeljena delovna mesta,
• dodeljene izmene,
• nastavitve e-poštnih obvestil,
• podatke o vabilih in resetu gesla,
• dnevnik pomembnih aktivnosti,
• IP naslov in tehnične podatke pri varnostnih dogodkih,
• datoteke, če jih omogoča vključen modul.

Pri dodatnih registriranih modulih se lahko obdelujejo tudi podatki, ki jih modul izrecno navede kot potrebne za svoje delovanje.

Namen obdelave

Podatki se obdelujejo za:

• ustvarjanje in upravljanje uporabniških računov,
• prijavo in varovanje dostopa,
• dodeljevanje dostopnih skupin ter modulskih organizacijskih dodelitev,
• prikaz imenika sodelavcev,
• obveščanje uporabnikov o pomembnih spremembah,
• delovanje vključenih modulov,
• varnostno spremljanje in preprečevanje zlorab,
• sledljivost sprememb,
• tehnično podporo in vzdrževanje aplikacije.

Pravna podlaga

Pravna podlaga je odvisna od organizacije in namena uporabe. Obdelava lahko temelji na pogodbi o zaposlitvi ali sodelovanju, zakoniti obveznosti, zakonitem interesu organizacije, izvajanju pogodbe ali privolitvi, kadar je privolitev potrebna.

Organizacija mora za svoje okolje določiti pravilno pravno podlago.

Ponudnik aplikacije ne določa pravne podlage za obdelavo podatkov zaposlenih pri organizaciji, razen če je to izrecno del pogodbenega svetovanja. Organizacija mora sama preveriti, ali je uporaba posameznega modula skladna z njenimi internimi pravili, pogodbenimi obveznostmi in zakonodajo.

Hramba podatkov

Podatki se hranijo toliko časa, kot je potrebno za namen uporabe aplikacije, izpolnjevanje pravnih obveznosti, varnostno sledljivost in dokazovanje upravičenosti sprememb.

Neaktivni uporabniki se lahko hranijo zaradi sledljivosti, zgodovine dodelitev, varnosti in poslovnih evidenc. Brisanje ali anonimizacija se uredi skladno s pravili organizacije in veljavno zakonodajo.

Organizacija je odgovorna za določitev pravil hrambe, izbrisa, anonimizacije in arhiviranja podatkov v svojem okolju.

Pravice uporabnikov

Uporabnik ima lahko pravico do:

• informacij o obdelavi,
• dostopa do svojih osebnih podatkov,
• popravka netočnih podatkov,
• izbrisa, kadar so izpolnjeni pogoji,
• omejitve obdelave,
• ugovora,
• prenosljivosti podatkov,
• pritožbe pri pristojnem nadzornem organu.

Zahteve se praviloma naslovijo na organizacijo, ki uporablja aplikacijo kot upravljavec osebnih podatkov.

Varnost podatkov

Aplikacija uporablja tehnične in organizacijske ukrepe za varovanje dostopa, kot so uporabniški računi, gesla, vloge, dostopne skupine, dnevnik dogodkov, omejitve prijave, zaščita obrazcev in druge varnostne nastavitve.

Uporabnik mora tudi sam skrbeti za varnost svojega dostopa in gesla.

Posredovanje podatkov

Podatki se ne uporabljajo za prodajo tretjim osebam. Dostop do podatkov imajo samo pooblaščene osebe in pogodbeni izvajalci, kadar je to potrebno za delovanje, podporo, gostovanje ali vzdrževanje aplikacije.

Spremembe politike zasebnosti

Politika zasebnosti se lahko spremeni zaradi novih modulov, spremembe obdelave podatkov, spremembe gostovanja, spremembe zakonodaje ali spremembe pogodbenega razmerja.

Pri pomembnih spremembah lahko aplikacija zahteva ponovno potrditev obvestila.

Prilagoditve organizacije

Organizacija lahko pripravi svojo razširjeno politiko zasebnosti ali obvestilo zaposlenim. Takšno besedilo je odgovornost organizacije in ne spreminja odgovornosti ponudnika aplikacije, razen če ponudnik spremembo izrecno pisno potrdi.

Pri novih modulih mora organizacija preveriti, ali modul spreminja obseg osebnih podatkov, namen obdelave, pravno podlago, rok hrambe ali način obveščanja uporabnikov.